L’association des copropriétaires (ACP) réunit tous les propriétaires de l’immeuble. Elle est inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises et est considérée comme un client professionnel vis-à-vis des fournisseurs. Chaque copropriétaire règle ses charges à l’ACP et non au syndic personnellement. Le respect des paiements est essentiel, car un retard peut entraîner des frais supplémentaires, des coupures de services ou une avance de trésorerie à charge de tous. Le syndic assure le suivi des paiements en établissant les décomptes, en contrôlant les rentrées et en envoyant des rappels si nécessaire.
Le fonds de roulement permanent constitue la caisse de fonctionnement de l’ACP. Il est alimenté par des provisions et décomptes, trimestriels ou annuels, et couvre les charges courantes comme l’assurance incendie, le nettoyage, l’éclairage, les honoraires du syndic, l’entretien des ascenseurs et des équipements collectifs. Pour éviter un paiement trop lourd en une fois, les copropriétaires versent des provisions mensuelles. Celles-ci sont ajustées chaque année après l’assemblée générale, en tenant compte des décisions prises, des consommations réelles de l’année précédente et des charges récurrentes. La première année, les provisions sont calculées sur base des consommations de l’ancien occupant, puis régularisées après une année complète.
Le fonds de réserve sert au financement des travaux, qu’ils soient planifiés ou imprévus. Il est alimenté par des appels de fonds ponctuels ou intégré dans la provision mensuelle décidée par l’assemblée générale.
Le premier décompte est plus élevé, car il comprend la constitution du fonds de roulement, remboursé lors de la revente du bien, ainsi que certains frais privatifs liés à l’emménagement, tels que la réalisation de plaquettes nominatives. Ces frais sont exceptionnels et ne reviennent pas les années suivantes.