En cas de vente ou de transmission d’un appartement, le syndic doit fournir au notaire, au vendeur et à l’acheteur diverses informations conformément à l’article 3.94 du Code civil. Ces démarches donnent lieu à des frais administratifs entièrement à charge du copropriétaire sortant.
Le syndic doit, dans un délai de 15 jours, communiquer les données relatives au fonds de roulement et au fonds de réserve, aux éventuels arriérés du vendeur, aux appels de fonds déjà décidés, aux procédures judiciaires en cours, aux procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années, aux décomptes des deux dernières années et au dernier bilan approuvé.
Le notaire peut également demander, dans un délai de 30 jours, des informations complémentaires sur les dépenses, dettes et travaux décidés avant la vente mais dont le paiement interviendra après celle-ci. Ces dettes sont en principe supportées par l’acquéreur, sauf accord contraire entre les parties. Les charges ordinaires incombent à l’acquéreur à partir de la jouissance des parties communes, tandis que certaines charges extraordinaires peuvent aussi lui être imputées si elles ont été décidées avant l’acte.
Le notaire doit informer le syndic de la passation de l’acte et de l’identité du nouveau propriétaire dans les 30 jours. Les frais liés à la transmission de ces informations sont toujours à charge du vendeur.
Enfin, lors de la vente, la quote-part du vendeur dans le fonds de roulement lui est remboursée et appelée auprès de l’acheteur. En revanche, la quote-part dans le fonds de réserve reste définitivement acquise à l’association des copropriétaires.